福島会計の小島でございます。

日経新聞によると、2019年下期の東京の新築ビルの賃料を示す指数は3年続けて前年同期を上回り、空室率も歴史的な低さとのことです。実際にオフィスを賃貸されている方のなかには、大家さんから値上げの要請を受けている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

決して安くないオフィス賃料ですので、オフィススペースは無駄なく、効率よく活用したいところですが、それを阻害するのが紙文書です。特に税務申告に関わる帳簿書類は最大10年間の保存義務があり、皆様も保管場所に頭を悩ませているのではないでしょうか。ちなみに、ちょっと古いデータですが2004年に経団連が実施した試算によると、経済界全体での税務書類の紙による保存コストは年間約3,000億円にものぼるそうです！

そこで期待がかかるのが「電子帳簿保存法」です。「電子帳簿保存法」とは、税務申告に関わる会計帳簿やその根拠となる証憑類を紙媒体ではなく、電子データとして保存することを認める法律です。

しかし適用要件が厳しいため、システムやルールなど環境整備のハードルが高くなっており、また運用での負荷も大きいなど、まだまだ使い勝手の悪さが残る制度になっています。1998年に制定されてから法改正が進み、スキャナやスマホで撮影したレシートも使えるようになるなど徐々に要件が緩和され、承認件数自体は増加してはいます。しかし2019年時点においても、スキャナ保存まで活用している企業数は1,846件と全体のわずか0.1％にも満たない状況であり、依然として制度が十分活用されているとは言い難いのが実態です。

このようななか、財務省が2020年度の税制改正大綱に「電子帳簿保存法」の改正を盛り込む方針であることが報道されました。現在の制度では撮影したデータに特別な認証をつける必要があり、手間やコストがかかることから、企業が導入に踏みきれない一因になっていました。しかし改正により、一定の条件を満たしたクラウドサービスであれば、このような現行ルールの一部が緩和されることになります。

日本は電子政府の実現を目指しています。電子政府とは、行政手続きをデジタル化することで、行政の効率化と国民の利便性の向上を実現するものです。先進的な電子政府といえばエストニアを思い出す人が多いと思いますが、2018年の国連の調査「世界電子政府ランキング」によると、各国が電子政府政策を競うなか、日本は193カ国中10位にランクインするなど、なかなか奮闘しています。電子帳簿保存法についても使い勝手の良い制度に改正してくれることを期待しています。

当社もペーパーレスの動きを進めており、所内のワークフローをできるだけペーパーレス化し、同時にクラウド化も進めています。さらに、お客様でのクラウドを活用したペーパーレスのワークフローの構築もお手伝いしています。上述のように法制度が追いつかず、どうしても減らせない紙文書が残っているのが実態ですが、法改正により徐々に解消されていくことでしょう。

だれも書類の保管に高い家賃を支払いたくないでしょうし、限られたマンパワーを資料探しや書類整理など無駄な時間に費やしたくありません。福島会計では、法改正やＩＴ技術など常に最新の情報を捉え、皆様のスマートなオフィスのお手伝いをして行きたいと思っております。