例えば、従業員の詳細な情報は顧問先企業で入力してもらい、会計事務所では給与計算が間違いないかチェックします。クラウド上には最新の情報が更新されので、お互いの連携がスムーズに行えます。

このように、以前よりご紹介しているクラウド会計をはじめとしたクラウドサービスは業務効率の向上に資するものですが、今後さらに期待されるメリットとして、大切な情報を自分で持たなくて済む、ということがあげられると思います。

ある企業の調査によると、情報漏洩の一番の原因は内部からの持ち出しや誤送信などだそうです。大切な情報を自社のサーバーなどに保管しておくと、内部からの漏洩のリスクにさらされることになります。

クラウドサービスを利用すれば、マイナンバーなどの大切な情報は従業員本人がクラウド上に保存し、企業は必要なときだけクラウド上から出力するなど、情報を自社に“持たない”という選択が可能になります。

今後、マイナンバーの導入等により中小企業も更に情報管理に関する責任が重くなることが予想されます。新たにクラウドサービスのツールを導入するにあたっては、社内ルールの整備が必須とはなります。
情報の特性をふまえた最適なツール、方法を選択することで、業務負荷の軽減や効率改善、更には情報漏洩のリスク回避などにつなげられるよう、ITと上手に付き合って行きたいものですね。